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Nachteile der klassischen Arbeit der Verwaltungs- bzw. Aufsichtsräte

Heute werden wir kurz erläutern, was die Nachteile der klassischen Arbeit der Verwaltungs- bzw. Aufsichtsräte sind.

Board Portal Software spart Ihnen bares Geld bei der Erstellung und Verteilung Ihres Sitzungsunterlagen.

Traditionell werden Sitzungsunterlagen per Post oder per Email an die Teilnehmer einige Tage oder Wochen vorab versendet. Gerade bei der postalischen Zustellung geht kostbare Zeit verloren. Zudem wird viel Papier verbraucht, denn bei jeder Änderung, muss stets die aktuelle Version zugestellt werden. Der Zielkonflikt besteht darin, dass die Unterlagen möglichst aktuell sein sollen, aber die Mitglieder des Verwaltungsrats bzw. Aufsichtsrats auch genügend Zeit haben müssen, diese zu studieren. Die Unterlagen müssen möglichst aktuell und möglichst frühzeitig verfügbar sein. Zusätzlich entstehen horrende Kosten durch die (teilweise mehrfachen) Ausdrucke und vielen Kopien, die im Umlauf sind. Diese erhöhen zudem die Gefahr der Indiskretion und dass für die Unternehmen strategisch wichtigen Informationen in falsche Hände geraten. Ein weiterer nachteiliger Aspekt ist, dass Stapel von Ausdrucken in Aktentaschen herumgeschleppt werden müssen.
Emails mit angehängten Sitzungsunterlagen können zwar verschlüsselt übermittelt werden und schaffen daher Abhilfe bei der Schnelligkeit der Zustellung, aber das Problem des Ausdrucks ,des enormen Papierverbrauchs ist somit nicht gelöst. Schnell kommen mit den oben skizzierten Szenarien mehrere tausend Euro zusammen, wie dies in der untenstehenden Grafik illustriert ist.

Board Portale ermöglichen Verwaltungsräten bzw. Aufsichtsräten sowie anderen Gremien effizienter zu arbeiten. Mit Board Portal Software können die Mitglieder jederzeit auf Sitzungsunterlagen zugreifen. In der Regel werden die Informationen auf den gängigen mobilen Endgeräten offline zur Verfügung gestellt. Dazu nächste Woche mehr an dieser Stelle.