Was ist ein Board Portal?
Ein Board Portal ist eine sichere mobile App oder Website, die dem Verwaltungs- bzw. Aufsichtsrat den sicheren Zugriff auf Dokumente und die sichere Kommunikation mit anderen Gremienmitgliedern und dem Sekretariat erlaubt. Board Portal steht für Sitzungsmanagement und die effektive Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsräten und dem Aufsichtsrats-Sekretariat.
Diese Frage “Was ist ein Board Portal?” wird uns immer wieder gestellt und die Definition ist recht einfach, aber die Begrifflichkeiten in der Antwort sind alles andere: Board Portal oder Virtual Data Room oder elektronisches Sitzungsmanagement oder Digitaler Board Room? Die Begriffswelt ist sehr „denglisch“, wobei es die entsprechenden Erklärungen auch im Deutschen gibt wie Corporate Governance (Grundsätze der Unternehmensführung) und Compliance (das Einhalten von Gesetzen und Regelwerken). Es versteht sich schnell von selbst, dass die englischsprachige Begriffswelt prägnanter und verständlicher ist. Selbst Google schafft es genau aus diesem Grund nicht zum Suchbegriff “Board Portal”, den richtigen Marktführer in Deutschland oder in der Schweiz zu listen.
Was also in “normal” deutsch ausgedrückt macht ein Board Portal?
Ein Board Portal ist ein digitaler Sitzungsraum, in dem Sitzungsdokumente schnell, effizient und elektronisch ausgetauscht werden können - und das bei größt-möglicher Datensicherheit. Zudem können Beschlüsse gefasst werden. Dokumente können kommentiert und mit anderen Gremienmitgliedern ausgetauscht werden – all das nahezu in Echtzeit. Board Portale stellen eine große Vereinfachung der täglichen Arbeit der Sekretariate dar: Meetings werden erfasst, die Traktanden per Drag&Drop eingefügt, zugehörige Dokumente hinzugeladen und dem Verwaltungsrat oder Aufsichtsrat zur Verfügung gestellt. Die Prozesse rund um das Sitzungs- und Dokumentmanagement werden somit durchgängig vereinfacht, und die Arbeit der Gremienmitglieder wird effektiver und zeitsparender gestaltet. Die Sitzungsteilnehmer können sich an jedem Ort und zu jeder Zeit auf das nächste Meeting vorbereiten.
In einem Satz zusammengefasst sind #Board_Portale der papierlose Sitzungsordner, mit dem die Gremienmitglieder zur Vor- und Nachbereitung online und offline arbeiten können und die darin enthaltenen Daten und Dokumente zentral und sicher gespeichert sind.
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