Vorteile von Board Portalen für Sekretariat und Gremium
Diese Woche zeigen wir, wie #Board_Portale Sekretariate von Aufsichts- bzw. Verwaltungsräten oder Geschäftsleitungen unterstützen und deren Arbeit vereinfachen und effizienter machen.
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Die elektronische Unterstützung der Arbeit durch Board Portale bringt vielerlei Vorteile. Ein paar fassen wir kurz zusammen. Dokumente werden durch den #Data_Room zentral, strukturiert und revisionssicher abgelegt. Dadurch ist die Volltextsuche zum Wiederfinden relevanter Dokumente möglich. Änderungen in Dokumenten sind in nahezu Echtzeit für alle Gremienmitglieder verfügbar. Kommentare können elektronisch in die Dokumente eingetragen werden und zudem können alle involvierten Personen automatisch benachrichtigt werden, wenn Änderungen eingestellt werden. Langwieriges Ausdrucken von Dokumenten oder auch das versenden per Email und die Benachrichtigung der Gremienmitglieder entfällt. Dadurch wird nicht nur wertvolle Arbeitszeit gespart, sondern auch Druck-, Papier- und Portokosten. Und die Gremienmitglieder sind optimal informiert. Die Planung von Sitzungen wird vereinfacht, da zentralistisch und vom Board Portal aus leicht steuerbar. Das gilt auch für Zirkularbeschlüsse und Abstimmungen, die so einfach online durchgeführt werden können. Die Kommunikation zwischen den Gremienmitgliedern und dem Sekretariat läuft flüssiger und schneller ab.
Board Portale bieten also gerade dem Sekretariat viele Möglichkeiten, den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. In den meisten Fällen schlägt deswegen sogar das Sekretariat des jeweiligen Führungsgremiums oder die Assistenten dem Vorsitzenden oder Geschäftsführer den Einsatz eines Board Portals vor. Die Entscheider müssen dann den Umstieg konstruktiv unterstützen.
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