Unterstützung der Aufsichts- bzw. Verwaltungsräte bei Beschlussfindungen
Wie unterstützen #Board_Portale Aufsichts- bzw. Verwaltungsräte bei der Beschlussfindung?
Auf Grund der Gesetzgebung müssen Beschlüsse von Verwaltungs- bzw. Aufsichtsräten in Form einer mündlichen Beratung gemacht werden (siehe bspw. Art. 713 Abs. 2 OR bzw. §108 Abs. 4 AG). Board Portale sind aus gesellschaftsrechtlicher Sicht unproblematisch so lange sie zur Unterstützung von Sitzungen dienen, bei denen die Mitglieder des Verwaltungs- oder Aufsichtsrates physisch anwesend sind. Board Portale können aber auch jenseits der Sitzungen zum Einsatz kommen. Ist es also gesellschaftsrechtlich zulässig, bei Sitzungen unter Umständen ganz auf die physische Anwesenheit der Mitglieder des Verwaltungsrats zu verzichten? Wenn die nötigen Voraussetzungen und die technische Durchführung bspw. schnelle Internetverbindung gegeben sind: JA! Gerade Videokonferenzen kommen der physischen Sitzung vor Ort sehr nahe, da nicht nur die Stimme und Tonfall zu hören sind - wie bei Telefonkonferenzen - sondern auch Mimik und Gestik. Das sind wichtige Komponenten der Kommunikation während einer Beratung, wenn die Gremienmitglieder physisch anwesend sind.
Dem „reichen“ Medium Videokonferenz steht das „ärmere“ Medium Telefonkonferenz gegenüber. Die Telefonkonferenz erlaubt aber auch einen interaktiven Meinungsaustausch. Also beide Medien können unter dem Begriff „mündliche Beratung“ zusammengefasst werden. Gerade bei dringlichen Angelegenheiten sind diese Medien definitiv von Vorteil und unausweichlich. Bei einer Telefonkonferenz ist es besonders wichtig, dass die Gremienmitglieder die Unterlagen stets vor sich haben und auch ersichtlich ist, welche Folie gerade besprochen wird, was durch Board Portale perfekt abgedeckt wird. Board Portale bieten dazu weitere nützliche Features wie bspw. eine Abstimmungsfunktion für zirkulare Beschlüsse und Kollaborationsfunktionen wie Annotationen und Feedback Möglichkeiten im Gremium. Die Komponente Videokonferenz muss nicht zwingend über das Board Portal laufen, sondern kann parallel über andere bekannte Kanäle wie Skype abgewickelt werden, während über das Board Portal die Folien verfügbar gemacht werden. Zur Beschlussfindung ob physisch anwesend oder remote bietet sich der Einsatz von Board Portalen hervorragend an. Beratungen können so sehr effizient, schnell und durchaus ohne physische Anwesenheit durchgeführt werden.
Nächste Woche diskutieren wir den die Vorteile für das Sekretariat, Board Portale zu nutzen. Wir wünschen Frohe Ostern! Bis nächste Woche!
#Loomion_Kolumne #Loomion #Board_Portal #Virtual_DataRoom #CorpGov
