Seminar für Sekretäre des VR 2018: Erwartungen des Verwaltungsrates an den VR Sekretär
Mit diesem Artikel werden wir die Recaps über das „Seminar für Sekretäre des Verwaltungsrats“ abschließen, das im Juni in Zug am Institut für Finanzdienstleistungen (IFZ) statt fand. Als Abschluss fassen wir den Vortrag von Herrn Heinz Karrer mit dem Titel „Erwartungen des Verwaltungsrates an den VR Sekretär“ zusammen.
Heinz Karrer
Herr Heinz Karrer ist ein Schweizer Manager. Er war langjähriger CEO beim Schweizer Energiekonzern Axpo Holding und der Intersport. Seit 2013 ist er Präsident des Wirtschaftsdachverband Economiesuisse und ist u.a. im Verwaltungsrat Notenstein La Roche Privatbank AG.
Herr Karrer begann seinen Vortrag damit, dass seine Familie immer wieder fragt, was er eigentlich machen würde und dass die Aufgabe als Manager und Verwaltungsrat sehr verantwortungsvoll und extrem exponiert sei. Und dabei stünde man mit einem Bein schon fast im Gefängnis. Man müsse sich fast schon morgens beim Duschen überlegen, wer schon alles zuschauen könne. Er frage sich, wann endlich die Studie zu „Kausalität und Korrelation von Verwaltungsräten und Unternehmenserfolg“ käme. In Deutschland sei die Geburtenrate seit Jahrzehnten Rückläufig sowie auch die Storchenpopulation, gibt Herr Karrer mit einem Augenzwinkern als Beispiel für den Unterschied zu Kausalität und Korrelation.
In den letzten Jahren habe sich viel verändert, es gäbe immer wieder neue Richtlinien, die eingehalten werden müssen und die insbesondere der VR-Sekretär im Auge behalten müsse. Dazu kämen das Thema „Compliance und Risk Management„und insgesamt das Zeitalter der digitalen Transformation. Alles prassele auf den Verwaltungsrat und insbesondere den Sekretär ein.
Dazu sei es wichtig, die internationalen Standards für Corporate Governance und Risk Management anzuschauen. Das Risiko sei groß für die Verwaltungsräte und insbesondere für den Verwaltungsratssekretär. Der Verwaltungsrat sässe in einem Glashaus und müsse mit aller Sorgfalt schauen und prüfen, dass alles stimme. Irgendwie habe man das Gefühl, dass man früher mal eine kleine oder große Krise gehabt habe, und heute sei man irgendwie permanent in der Krise, so Heinz Karrer.
Herr Karrer hat im Rahmen seiner Tätigkeit bei Economiesuisse selbst den „Swiss Code of best practice for Corporate Governance“ veröffentlicht. Auf allen Ebenen muss nun geprüft werden, wo etwas falsch laufen könnte und wo Risiken sind. Dafür ist es wichtig, dass man gemeinsam kommuniziert und sichtbar macht, was im Unternehmen gemacht worden ist und wie Risiken bewertet werden müssen. Dafür bedarf es ein Compliant Management System, mit dem man systematisch arbeitet. Das ist eine große Herausforderung an den Verwaltungsratssekretär, diese Organisation stringent durchzuführen.
Die wichtigste Aufgabe der Sekretäre hierzu sind die Protokolle. Es muss ziemlich genau beschrieben werden, was besprochen und abgestimmt worden ist. Dazu kommt natürlich die ganze Vorbereitung der Materialien und das Zusammenführen aller wichtigen Dokumente, dazu gehören oft auch Gutachten von Drittanbietern wie Wirtschaftsprüfern, die beauftragt wurden.
In der Sitzung selber ist es wichtig, dass der Verwaltungsratssekretär untersucht, wo Unklarheiten und Befindlichkeiten liegen, um eine Diskussion in der Versammlung zu starten.
Und eine weitere große Anforderung an den Verwaltungsratssekretär ist die Beziehung zum Verwaltungsratspräsident. Hier muss ein extrem hohes Grundvertrauen existieren, schließlich ist der Sekretär auch der Sparring-Partner der Verwaltungsräte.
Der Verwaltungsratssekretär muss also eine integere, vertrauenswürdige, hoch präzise, gewissenhafte, vertrauensbildende und vorausschauende Person sein. Herr Karrer meinte abschließend zu der Persönlichkeitsstruktur: „Das sind so 100 Sachen.“
Um die Arbeit des Verwaltungsrates näher zu beschreiben, wurden drei Modi beschrieben, den Normalmodus, den Transaktionsmodus (bspw. bei Kauf und Teilung von Unternehmen) und den Krisenmodus. Bei allen es wichtig, dass die nötige Information an die unterschiedlichen Gremien geleitet wird und auch die Geschäftsleitung eingeweiht ist. Hier ist besonders der Verwaltungsratssekretär für die Koordination und den Überblick gefragt.
Die Informationsbasis und die zentrale Verfügbarkeit und Aktualität der Informationen ist die Grundlage. Deswegen ist es heutzutage ein Must-Have mit Board Portalen wie Loomion twelvezu arbeiten, um eine gemeinsame Informationsbasis zu schaffen, die dann auf potentielle Fehlerquellen und Risiken untersucht wird. Und gerade für das Zusammentragen und Bereitstellen der Informationen ist der Verwaltungsratssekretär zuständig.
Am Schluss fasste Herr Karrer noch einmal die drei Hauptanforderungen an den Verwaltungsratssekretär zusammen.
- Persönlichkeit und Persönlichkeit und Persönlichkeit und…
- Organisationstalent, denn jede Phase bringt unterschiedliche Voraussetzungen
- Kommunikationsfähigkeit, er muss exakt sein, aber sich auch trauen, das Wort zu ergreifen
Herr Karrer meint, wenn man das alles mitbringe, habe man eine sehr spannende und verantwortungsvolle Aufgabe.
Herr Karrer schließt seinen Vortrag mit den Worten, dass er sehr gespannt sei, wann die Studie komme „Kausalität und Korrelation von Verwaltungsräten und Unternehmenserfolg“, was tatsächlich mal eine interessante Studie wäre.
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Am 7. November wird der Gründer vom Board Portal von Loomion, Markus Bosch, in einem Workshop über effektives und sicheres Meeting-Management im Rahmen der Fachtagung für Aufsichtsrätein Berlin referieren.
