Seminar für Sekretäre des VR 2018: Aktuelle Herausforderungen
Am 14. Juni 2018 fand wieder das „Seminar für Sekretäre des Verwaltungsrates“ in Zug statt. Eine spannende Veranstaltung, die Loomion regelmässig besucht. Es geht hier um die aktuellen Themen und Herausforderungen, die das VR-Sekretariat zu bewältigen hat.
Neue Herausforderungen für das Verwaltungsratsekretariat
Wir haben das Verwaltungsratssekretariat in unserer Kolumne schon öfter in den Fokus gerückt, da unserer Meinung nach, diese Institution meist zu wenig Beachtung bekommt. Die Veranstaltung bzw. das Seminar fand wieder am Institut für Finanzdienstleistungen Zug IFZ statt. Es kamen erneut interessante Referenten. Über deren Vorträge werden wir in den kommenden Wochen in unserer Kolumne die Rekapitulationen und #Recaps schreiben.
Der erste Vortrag, über den wir berichten, trug den Titel „Aktuelle Herausforderungen für VR-Sekretäre“ und wurde von Roland Maurhofer, Chief Legal Officer und Corporate Secretary der gategroup, gehalten.
Zehn kurze Folien gaben das Thema anschaulich und interessant wieder. Herr Maurhofer stellte erst kurz die gategroup vor. Der Fokus der gategroup liegt auf der Reise-Gastronomie, d.h. hauptsächlich im Airline Catering, aber auch im Verkauf von Catering-Material, wie spezielles Geschirr, Bestecke etc… Die gategroup ist seit neuestem Teil der chinesischen HNA Gruppe und ist global größter Anbieter im Bereich Airline Catering. Der größte Umsatz wird mit 39 Prozent in Europa und im mittleren Westen erwirtschaftet. gategroup zählt 200 Airlines zu seinen Kunden. Alleine die Anzahl der Airlines war faszinierend….
Was sind nun die Aufgaben des VR-Sekretärs? Klar, die Vorbereitung der Sitzungen mit allem Drum und Dran. Aber er muss auch die Kompetenzen regeln und mit den Aktionären bzw. Investoren umgehen können. Dann ist er aber auch noch Rechts- und Governance-Berater sowie Diplomat und Mediator. Immer wieder kann es zu Konflikten kommen, die dann der Sekretär lösen muss. Und dann sollte der VR-Sekretär sich nach den heutigen Richtlinien auch mit der Compliance auskennen. Und nicht nur das muss er managen, sondern auch das VR-Sekretariat unter sich… Der VR-Sekretär hat einfach viele Gesichter und Bälle in der Luft. Anders geht es nicht. Wie wir schon einmal geschrieben haben, er ist „Mädchen für alles“.
Die größten Herausforderungen in diesem Jahr waren die EU-DSGVO/GDPR und deren Berichterstattung sowie das Thema Digitalisierung. Für den Sekretär eines Boards bedeutet das in der Regel die Auswahl und Einführung einer geeigneten und sicheren Board Management Software, wie z.B. Loomion twelve.
Und das Thema Compliance steht zusätzlich noch immer ganz oben - es gibt einen Vorschlag für einen neuen Artikel 101a in der Schweizerischen Bundesverfassung: die #Konzernverantwortungsinitiative. Wann handelt ein Unternehmen verantwortungsvoll oder…. -los? Und kann ein Unternehmen alle Menschenrechte und Umweltauflagen befolgen bis zum letzten Glied der Lieferkette, gerade in der Rolle eines internationalen Konzerns?
Der Umfang der zu prüfenden Fragen ist erheblich. Wie weit reicht die Pflicht zur Sorgfaltsprüfung? Wie weit geht die Haftung des Schweizer (!) Unternehmens für ausländische Tochterunternehmen und Zulieferer? Die Konzernverantwortungsinitiative hat vor allem Auswirkungen auf das VR-Sekretariat. Die Compliance beschränkt sich ja nicht mehr auf die Firma, sondern auch auf deren Zulieferer und alle angegliederten Geschäftsbereiche. Diese Schnittstellen müssen regelmässig geprüft und auditiert werden und erhöhen das Risiko einer negativen öffentlichen Reputation im Falle einer Missachtung von Vorschriften. Keiner will einen Schauprozess über sich ergehen lassen müssen, weil am Ende der Zulieferer des Zulieferers verantwortungslos handelte.
Das VR-Sekretariat wird deswegen aber auch mehr Verantwortung und Gewichtung erhalten. Allein aus diesen Gründen wird das Sekretariat in die Risikoanalyse und Bewertung einbezogen (werden müssen). Dazu gehören auch die Prüfung und Beratung von Haftungsrisiken.
Insgesamt bedeutet die Konzernverantwortungsinitiative mehr Arbeit, mehr Verantwortung und mehr Unsicherheiten, auf die man nicht so ohne Weiteres kommt, aber plötzlich im Fokus stehen kann.
Um so wichtiger ist es, das Verwaltungssekretariat zu digitalisieren: Ob der Verantwortung, die zu tragen ist, sollte wenigstens das Sitzungsmanagement elektronisch erfolgen und die Unterlagen und sensiblen Daten sicher gespeichert, archiviert und durchsuchbar sein. Bei der großen Verantwortung, die Auf einem VR-Sekretär liegt, sollte doch wenigsten die tägliche Arbeit effizient ablaufen können wie mit dem Board Portal von Loomion.
Am 7. November wird der Gründer von Loomion, Markus Bosch, in einem Workshop über effektives und sicheres Meeting-Management im Rahmen der Fachtagung für Aufsichtsrätein Berlin referieren.
#BoardMatters #Loomion_Kolumne#Loomion#Board_Portal #Virtual_DataRoom#CorpGov #papierlos #Boardroom #FreeYourBoard #Digitalisierung #Corporate #Governance #Compliance #CSR#DeutscherCorporateGovernanceKodex #Hauptversammlung #Aufsichtsrat #SecureDataRoom #FTAR18 #FTAR17
