Effizientes Sitzungsmanagement im Aufsichtsrat.
Loomion hat schon vor ein paar Monaten über einen Vortrag von Frau Prof. Dr. oec Michèle F. Sutter-Rüdiger berichtet. Nun sind wir auch auf einen Artikel von ihr über effizientes Sitzungsmanagement gestoßen, der keineswegs an Aktualität verloren hat. Die Zeit wird dabei als besonderes kritisches Gut hervorgehoben.
Effizientes Sitzungsmanagement mit Loomion
Der Artikel beginnt mit einem Zitat von Franklin D. Roosevelt (1882-1945): „Nie zuvor hatten wir so wenig Zeit, um so viel zu tun.“ Dieser Satz ist heutzutage noch bedeutungsvoller als er damals war, als alles einfach einen langsameren Lauf ging.
Die Sitzungen von Aufsichtsräten sind zeitintensiv, sowohl in der Vorbereitung als auch in der Nachbereitung und die Sitzung an sich muss sich an zeitliche Vorgaben orientieren. Und sie sind nur dann wirklich effizient, wenn in der Sitzung in angemessener Zeit auch ein Beschluss gefunden wird. Die Sitzungen sind dafür da, dass debattiert und kritisch nachgefragt werden kann, sie dienen dem Gedankenaustausch. Aber das steht oft im Widerspruch mit der Effizienz einer solchen Sitzung, gerade bei divergierenden Meinungen und Mentalitäten kann es zu hitzigen Diskussionen führen, die meist länger dauern, als Sitzungen, bei denen alle Aufsichtsratsmitglieder konform sind. Aber letztendlich muss eine Entscheidung gefunden werden, die sich positiv auf die unternehmerische Gesamtsituation auswirkt.
Die Sitzung ist zwar das vordergründige Element eines Aufsichtsrats, aber viel wichtiger ist die Vor- und Nachbereitung der Sitzungen, denn hier steckt die meiste Arbeit und damit der größte Zeitaufwand. Und Zeit ist das kritischste Gut eines jeden Aufsichtsrats. Es gibt einiges an organisatorischen Dingen wie die zeitlichen Abläufe, Traktanden, Ort der Sitzung, Teilnehmer und Beizug von Experten und Gästen abzuarbeiten. Gute Sitzungen sind kein Zufall. Die Aufsichtsratsmitglieder müssen möglichst früh eingeladen werden, damit sie sich zum einen sehr gut vorbereiten und zum anderen von ihrem normalen Tagesgeschäft freimachen können. Dazu kommt, dass diese Einladung mit einer schlüssigen Tagesordnung einhergeht, die nicht nur die einzelnen Traktanden und Geschäfte aufzählt, sondern ebenso den Zeitplan darlegt.
Bis zur Sitzung müssen alle wichtigen Dokumente möglichst aktuell aufbereitet und ebenfalls an die Aufsichtsratsmitglieder versendet werden. Das sind oft hunderte von Seiten an Material. Es handelt sich ja nicht nur um den Geschäftsbericht, sondern auch um Risikoberichte, den Social Compliance Report und weitere zum Teil extrem sensible Dokumente. Die Informationen, die zusammengestellt werden müssen, sind in den letzten Jahren kontinuierlich umfangreicher geworden. Die Regeln der Corporate Governance und Compliance leisten ihren stetigen Beitrag zu dieser ansteigenden Papierflut.
Eine Sitzung des Aufsichtsrats sollte effizient ablaufen, aber dass die Vor- und die Nachbereitung effizient abläuft ist fast noch wichtiger, da hier extrem viel Zeit und Arbeitsabläufe eingespart und verschlankt werden können. Ein Produkt wie das „Loomion twelve Directors Portal“ ist ein wichtiger Schritt, die Dokumente elektronisch aufzubewahren und in Sekunden an den Aufsichtsrat unter sichersten Bedingungen elektronisch zu verteilen. Die Einladung der Aufsichtsräte und potentieller Gäste erfolgt ebenso einfach. Gerade für das Aufsichtsratsbüro ist ein Board Portal, die optimale Methode, um Zeit, die Dokumente zu drucken und so sicher wie möglich zu distributieren, zu sparen.
Aber auch für die Aufsichtsräte wird die Vorbereitung auf die Sitzungen einfacher und viel effektiver. Die Dokumente liegen in elektronischer Form vor und können in sicherer Umgebung von überall aufgerufen und wenn gewünscht sogar gemeinsam mit Kollegen bearbeitet werden. Es können Kommentare gemacht und auch nach alten Dokumenten im Archiv blitzschnell gesucht werden, die für die Sitzung wichtig sein könnten.
Aber Loomion hilft auch die Sitzung effektiver zu gestalten. Aufsichtsräte, die nicht physisch anwesend sein können, können trotzdem von überall teilnehmen und an der Beschlussfindung mitwirken.
Wenn man also darüber referiert, wie effektives Sitzungsmanagement geht, ist es nicht nur wichtig, dass die „soft Facts“ stimmen und das Meeting an sich harmonisch und strukturiert und nach festen Traktanden abläuft, sondern dass auch die „hard Facts“ stimmen, indem das Board digitalisiert wird. Ohne ein elektronisches Board Portal wie Loomion twelve Directors Portal ist es nicht möglich, ein wirklich zeit- und inhaltlich effizientes Sitzungsmanagement durchzuführen. Streng nach dem Motto, „wer versagt in der Planung eines Meetings, plant im Meeting zu versagen“.
Im heutigen Zeitalter der Digitalisierung und in Zeiten des erheblich verschärften Datenschutzes dürfte ein Aufsichtsrat nach objektiven Gesichtspunkten nicht mehr klassisch mit Papier und E-Mail arbeiten. Es sind hier einfach zu viele Sicherheitslücken denkbar. Eine hochsichere Board Portal Lösung wie die von Loomion ist unumgänglich und sollte Voraussetzung für die Arbeit im Aufsichtsrat und im Sekretariat sein.
Am 7. November wird einer der Gründer der Loomion AG, Herr Markus Bosch, anlässlich der Fachtagung für Aufsichtsräte des Magazins „Der Aufsichtsrat“ der Handelsblatt Mediengruppe in Berlin während seines Workshops über effektives und sicheres Meeting-Management ausführlicher referieren.
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