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Der Verwaltungsrat im sicheren Datenraum: So geht effiziente und sichere Informationsversorgung

Die digitale Transformation ist dieses Jahr Thema bei jeder Tagung für Verwaltungs- bzw. Aufsichtsräte. Die Boards müssen digital denken und der Ruf nach den „digital Natives“ wird bei der Zusammensetzung von Boards hörbar. Und trotzdem werden heute noch vor der nächsten Verwaltungsratssitzung Berge von Papier gedruckt und verschickt, weil die Verwaltungsratsmitglieder dringend diese Informationen brauchen und das möglichst zeitnah und sicher, was aber komplett der Digitalisierung von Boards widerspricht. Die Lösung sind sichere Datenräume wie Loomion twelve: Sie machen die Informationsversorgung effizient und sicher – von überall.

Mit Loomion sichere Informationsversorgung

Mit Loomion sichere Informationsversorgung

Der Verwaltungsrat hat die Aufgabe die Rechtsmäßigkeit, Ordnungsmäßikeit, Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit und Gewissenhaftigkeit des Unternehmens zu überprüfen. Dafür brauchen Verwaltungsratsmitglieder genügend Informationen, um gewissenhaft ihrer Arbeit nachzukommen. Die effiziente und effektive Informationsversorgung ist daher die wichtigste Grundlage, ohne die die Arbeit des Verwaltungsrates schlichtweg nicht funktioniert. Diese Informationen sind aber sehr vertraulicher Natur und unterliegen der Verschwiegenheitspflicht.

 

Im klassischen Unternehmen werden diese Informationen in Form von Papierbergen von Mitarbeitern manuell zusammengestellt und per Post versendet. Unterlagen, die erst kurzfristig zur Verfügung stehen gingen kurz vor knapp per Fax raus. In der Vergangenheit kam dann der Trend auf, dass diese Unterlagen per einfach verschlüsselter Email an unternehmensexterne Adressen gesendet werden. In den falschen Händen können diese Emails aber mit der heutigen Technik schnell entschlüsselt werden. Sichere Informationsversorgung mit höchst vertraulichen Daten sieht anders aus. Man kann zwar diese Emails mit PGP (Pretty Good Privacy), welches kryptographische Methoden verwendet, sicher verschlüsseln, aber dann kommt das nächste Problem: Die Dateien sind auch in elektronischer Form sehr groß und werden oft auf Grund der Dateigröße schon vom Posteingangsserver abgelehnt. Zudem sind die aktuell verfügbaren Verschlüsselungs-Methoden der externen Kommunikation nicht gerade benutzerfreundlich.

 

Eine bessere Lösung für die Informationsversorgung des Verwaltungsrates sind sichere Datenräume wie Loomion twelve. Zu einem sicheren Datenraum, wie Loomion twelve, können auch externe Verwaltungsräte Zugang haben und müssen nicht in das Firmennetz eingebunden werden, denn dort haben Sie auch nichts suchen.

 

Der Verwaltungsrat im Datenraum oder Data Room bringt zahlreiche Vorteile mit sich, um sicher und effizient zu kommunizieren – von überall. Die Sitzungsunterlagen können vorbereitet werden, die Einladung kann mit Agenda erfolgen, Präsentationen, Sitzungsprotokolle und weiterführende Dokumente werden auf einem sicheren Server hinterlegt, entweder in einem sicheren Datencenter oder sogar „on-premise“ im eigenen Unternehmen wie es nur Loomion mit ihrem Produkt twelve anbietet. So kann der Verwaltungsrat – unabhängig von Ort und Zeit - die Unterlagen einsehen.

 

Die Informationen werden zentral vom den Mitarbeitern des Verwaltungsrats-Sekretariats auf den neuesten Stand gebracht, es ist im Datenraum immer ersichtlich, welches die neueste Version ist. Verwaltungsratsmitglieder drucken gerne noch Dokumente aus, um Notizen hinzuzufügen. Sichere Datenräume vermitteln aber auch dieses Gefühl: Die Dokumente können mobil auf dem iPad sicher gelesen werden und Notizen kann man elektronisch machen. Mit einem iPad Pro und dem entsprechenden Stift ist das Look and Feel wie bei Papier; es fehlt nur der Berg an Papier.

 

Ein weiterer Vorteil ist die Indizierung der Dokumente: in einem sicheren Datenraum lassen sich alle Dokumente leicht durchsuchen, wie man das von Google gewohnt ist. Ältere Informationen, auf die hin und wieder zurückgegriffen werden muss, sind ebenfalls gespeichert. Der Datenraum wird dadurch gleichzeitig zum Archiv des Verwaltungsrates.

 

Datenräume müssen die hochsensiblen Informationen besonders gut schützen deswegen sind sicherer E-Mail-Versand, sicheres Lesen der Dokumente ohne expliziten Download, elektronische Signatur, Wasserzeichen und elektronische Abstimmung wichtig und gehören daher genau in das Portfolio von Loomion twelve.

 

Der Verwaltungsrat profitiert also nur von den Vorteilen und vereinfacht sich das Leben als Verwaltungsratsmitglied. Dennoch wird bei der Überlegung, in den so effizienten und sicheren Datenraum zu wechseln, trotzdem gezögert: hochfunktionale Datenräume wie Loomion twelve gibt es nicht ohne Gebühr. Aber allein durch das Wegfallen der enormen Papierberge und Versandkosten amortisiert sich ein Datenraum wie Loomion twelve schon bei der ersten Sitzung. Hinzu kommt noch die Zeitersparnis aller Mitarbeiter, die bei der Sitzungsvorbereitung involviert sind.

 

Elektronische Datenräume sorgen für eine zeitnahe Informationsversorgung und spart viel Geld und Arbeitsaufwand.

 

Loomion macht Ihre Informationsversorgung effizient und sicher – und das von überall. Jetzt in den sicheren Datenraum wechseln und einen Beratungstermin mit Loomion machen.

 

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