Board Portale: wichtige Attribute und Vorteile
In einer Studie von Corporate Secretary wurden über 300 Entscheidungsträger befragt, die für die Aufbereitung und Bereitstellung der Unterlagen für Sitzungen zuständig sind. In einem Kapitel werden die wichtigsten Attribute und die Vorteile von Board Portal Software bzw. Boardroom Technologien behandelt. #FreeYourBoard
Die wichtigsten Attribute für Board Portal Software bzw. Board Technologien ist die Sicherheit der Dokumente, vereinfachte Prozesse für das Gremium und die leichtere Verteilung von Dokumenten. Wie Corporate Secretary schön beschreibt, leben wir mittlerweile in einer Welt der "no excuses". Die Gremien stehen heutzutage förmlich unter Beobachtung. An die Gremienmitglieder werden hohe Erwartungen gestellt und sind dabei nach aussen sichtbar wie nie zuvor. Es werden ihnen nicht nur die Erfolge zugeschrieben, sondern vor allem auch die Misserfolge. Aus diesem Grund sind die Aufsichträte bzw. Verwaltungsräte heutzutage auch verstärkt strategisch eingebunden. Das hat wiederum zur Folge, dass sie permanenten Zugang zu allen wichtigen und aktuellen Daten haben müssen und das am besten in einer komfortablen, einfach zu nutzenden und sicheren Umgebung. Das ist der Kontext in dem Boardroom Technologien mit sicheren Datenräumen ansetzen. Die oben erwähnte Umfrage spiegelt die Bedürftigkeit der heutigen Gremien also exakt wider.
Die Boardroom Technologien der ersten Stunde waren einfach statische Datenablagen, die Unternehmen nutzten, um Dokumente an die Gremien zu verteilen. Board Portal Software heutzutage bietet viel mehr Funktionen wie Annotations-, Abstimmungsfunktionen und Organisation der Sitzungen und nehmen somit auch den Sekretariaten viel von der alltäglichen Arbeit ab.
Das Hauptaugenmerk liegt aber auf der Sicherheit! Herkömmliche Kollaborationstools wie Dropbox oder natives SharePoint bieten nicht die komplexe Sicherheit und die Möglichkeit der Verteilung, Archivierung der Dokumente und die aktive Beteiligung der Gremienmitglieder. Top Board Portal Software wie Loomion achten zudem auf Sicherheitsstandards wie bspw. ISO 27001. Board Portal Loomion, seit 2005 einer der ersten Anbieter am Markt, bietet seit 2013 auch sichere Datenräume für das iPad und Windows an und macht damit die Sitzungsmitglieder mobil. #FreeYourBoard
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