Board Portal Loomion twelve hilft beim Sitzungsmanagement!
In den letzen Wochen haben wir drei von fünf Vorteilen von Board Portal Software wie Loomion twelve beschrieben, darunter fielen #Kosteneinsparungen, #Datensicherheit und #Mobilität. Diese Woche geht es darum, dass Board Portale die Organisation von Gremien sehr vereinfachen und effizienter gestalten. Sie sind ideal für das Sitzungsmanagement.
Imagine: Es ist Sitzung, und keiner ist da, aber das komplette Board ist anwesend im Virtual Data Room Loomion twelve.
Wie sieht der Ablauf aus, wenn der Aufsichtsrat bzw. der Verwaltungsrat zu Sitzungen einbestellt wird?
Bis zu zwei Sitzungen pro Halbjahr können abgehalten werden, dazu kommen unter Umständen außerordentliche Sitzungen. Die Einladungen erfolgen oft schriftlich und per Email, die Zusendung der erforderlichen Unterlagen erfolgt heutzutage meist per Post.
Im Ablauf dieser Schritte erledigen die Mitarbeiter des Sekretariats durch den Einsatz von Board Portale wie Loomion twelve die Arbeit des Sekretariats von Verwaltungsräten bzw. Aufsichtsräten viel effizienter. Die Aussendung der Einladungen verläuft über das Board Portal und nicht über ein Emailprogramm wie Outlook. Es ist jederzeit klar ersichtlich, wer an der Versammlung teilnimmt. Die Unterlagen werden ebenfalls elektronisch und vor allem sicher verteilt. Die Gremienmitglieder erhalten diese,können ihre Kommentare elektronisch hinzufügen und diese wiederum mit ihren Kollegen des Aufsichtsrats bzw. Verwaltungsrats teilen. Die Kommunikation wird dadurch zu jedem Zeitpunkt transparent und schnell.
Board Portale wie Loomion twelve machen Kommunikation sicher und elektronisch in Echtzeit möglich. In einem Tool ist nachvollziehbar, welches Gremienmitglied bereits die Dokumente gelesen bzw. kommentiert hat, langwieriges Nachfragen seitens des Sekretariats an die Gremienmitglieder entfällt. Die Kommunikation findet nicht one-to-one statt, sondern one-to-many bzw. many-to-one, was nicht nur Zeitersparung bringt, sondern weniger fehleranfällig ist und schnell bzw. einfacher geht.
Man muss sich nur vor Augen halten, was es bedeutet, die Unterlagen für einen Aufsichtsrat bzw. Verwaltungsrat verfügbar zu machen. Das klingt so einfach. Aber Jahresberichte haben zum Teil 300 Seiten, wenn nicht mehr, allein diese zu drucken, zu binden und zu verschicken, ist ein enormer Aufwand. Und sollten sich Änderungen in den Dokumenten ergeben, dann müssen die wieder ausgedruckt und versendet werden.
Nach einer Sitzung kann das Protokoll mittels eines Board Portals in ein Umlaufverfahren zur Genehmigung durch die Teilnehmer des Meetings gegeben werden. Auch dieses Verfahren spart den Teilnehmern an der Folgesitzung Zeit und bewahrt den Fokus auf die wesentliche Punkte der Sitzung.
Bei Board Portalen sind die wichtigen Dokumente zentral und strukturiert abgelegt und durch Volltextsuche durchsuchbar. Wird eine neue Version herausgebracht, dann wird in Echtzeit ein Update der Dokumente durchgeführt und die Gremienmitglieder darüber informiert.
Loomions Board Portale bringen Transparenz und Kontrolle in Ihren Aufsichtsrat. Der Aufsichtsrat bzw. Verwaltungsrat kann schnell, effizient und sicher zusammen arbeiten. Die Entscheider müssen weder vor Ort sein, noch schweres Papier mit sich herumtragen. Und das Sekretariat hat weniger Aufwand bei besserer Kontrolle. Die Organisation wird effizient und dadurch effektiv.
Imagine: Es ist Sitzung, und keiner ist da, aber das komplette Board ist anwesend im Virtual Data Room Loomion twelve.
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