Auswirkungen der Digitalisierung auf die Aufsichtsräte
Wir befinden uns in der vierten industriellen Revolution, die vor allem auf der Digitalisierung, Interkonnektivität und der Automatisierung von Prozessen, Produkten und Modellen beruht. Am Lehrstuhl für Betriebswirtschaftslehre, insb. und Corporate Governance von Prof. Dr. Andreas Dutzi an der Universität Siegen wurde zum Thema Auswirkungen der Digitalisierung auf die Aufsichtsräte im Juli 2018 von Frau Pia Willeke eine Seminararbeit veröffentlicht.
Auswirkungen der Digitalisierung auf die Aufsichtsräte
Prof. Dr. rer. pol. Andreas Dutzi ist seit 2010 Inhaber der Professur für Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Rechnungslegung und Corporate Governance an der Universität Siegen. Er studierte neben BWL an der Uni Mannheim auch am Trinity College in Dublin, und war nach Abschluss seines Studiums als Projektmitglied für Schitag, Ernst & Young Wirtschaftsprüfungsgesellschaft AG an der Universität Mannheim tätig. Nach Promotion und Habilitation an der Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main folgte er dem Ruf auf den Lehrstuhl für Betriebswirtschaftslehre und Unternehmensrechnung in Familienunternehmen am Wittener Institut für Familienunternehmen (WIFU) der Universität Witten/Herdecke. Neben seiner akademischen Laufbahn und weiteren Lehraufträgen am Institute for Law and Finance (ILF), Frankfurt am Main, unterstützt er Unternehmen bei Restrukturierung und Sanierung sowie bei der Verbesserung ihrer Corporate Compliance Systeme. Er ist aber auch noch Gesellschafter in einem Familienunternehmen.
Die Seminararbeit von Frau Pia Anna Willeke mit dem englischen Titel „Digitalization Impacts on Board of Directors“ soll mehr Verständnis in das Thema Entwicklung und Nutzung von Board Portalen bringen. Die Forschungsfrage lautet im Kern deswegen: „Wie wirken sich Portale auf die Aktivitäten und die Ergebnisse des Board of Directors (Aufsichtsrat) aus?“
Die Seminararbeit präsentiert diese These mit einem konzeptionellen Ansatz. Ein Konzept hat Einflussgrößen, die einen Bezugswert haben oder sich gegenseitig beeinflussen. Dieses Konzept zeigt die Einflussfaktoren von Board Portalen im Einsatz bei Aufsichtsräten. Das Konzept wurde in Zusammenarbeit mit verschiedenen Board Portal Anbietern entwickelt. Markus Bosch, der Gründer und COO vom Board Portal-Hersteller Loomion hat ebenfalls mitgewirkt und Frau Willeke bei der Arbeit unterstützt.
Dieser konzeptionelle Ansatz unterteilt die Einflussfaktoren in Primärfaktoren und Nebeneffekte. Primäre Faktoren, grün und rot in der o.g. Grafik, wirken direkt auf die operative Arbeit und die Ergebnisse von Aufsichtsräten. Sie spiegeln die Hauptarbeit des Aufsichtsrats und seiner Mitglieder wider. Im Gegensatz dazu haben Nebeneffekte, die in der Grafik gelb markiert sind, keinen direkten Einfluss auf die Arbeit der Vorstandsmitglieder, haben aber dennoch Auswirkungen auf die Arbeit von Aufsichtsräten. Auch wenn die Nebeneffekte die Hauptaufgaben des Boards nicht unmittelbar beeinflussen, sind sie ebenso wichtig wie primäre Faktoren, die Boards bei der Entscheidung über die Nutzung von Board Portalen helfen.
Wie man bei verschiedenen Faktoren sehen kann, stehen hinter den primären Faktoren die wichtigsten Funktionen, die Board Portale heutzutage anbieten müssen. So sind hier die Faktoren Sitzungsmanagement, Aufbereitung der Sitzungsunterlagen und Abstimmungen über ein Portal genannt. Weiter dienen die primären Faktoren auch dazu, die Gremienmitglieder miteinander in Kontakt zu bringen, um nächste Schritte, Diskussionen und die Kommunikation zwischen den Mitgliedern zu fördern. Auch heutzutage wird das persönliche Meeting in einer Sitzung bevorzugt oder verlangt, aber die aktuellen Board Portale können (und sollen) bis dato noch nicht Meetings mit persönlicher Anwesenheit voll ersetzen, deswegen ist die face-to-face Konversation auch rot umrandet. Alle anderen Primärfaktoren sollten durch die Funktionen, die ein Board Portal anbietet abgebildet sein.
Unter die Rubrik „Nebeneffekte“ fallen nicht minder wichtige Faktoren zusammen, aber diese ergeben sich sozusagen als Begleiterscheinung bei der Nutzung eines Portals und werden nicht unbedingt explizit durch konkrete Funktionen abgedeckt. Board Portale machen die Gremienmitglieder ortsunabhängig und erleichtern die tägliche Arbeit für Aufsichtsratsmitglieder, aber vor allem auch für das Aufsichtsratssekretariat. Zwei weitere wichtige Punkte sind die „Economy of time“ und die Kostenersparnis durch die Nutzung von Boardmeeting Software. Durch die digitalen Prozesse werden die Arbeitsabläufe schneller, effizienter und zeitsparender. Man muss sich nur überlegen, wie viel Zeit man sich bei dem Durchsuchen von Dokumenten sparen kann, indem man nun eine Suche in einer elektronisch gespeicherten und indizierten Dokumentmenge macht. Durch das Wegfallen der oft 200 und mehr Seiten umfassenden Boardbooks ist auch die Kostenersparnis schnell ersichtlich, da viel Papier und Toner eingespart werden. Zwei weitere wichtige Punkte unter den Nebeneffekten sind die Sicherheit der Dokumente, die Board Portale oder „sichere Datenräume“ mit sich bringen und die Adaption der Software in die Schnittstellen des Unternehmens. Die Adaptionen können unter Umständen weitreichend sein, von Spracheinstellung, Farbanpassungen, Individualisierung durch Unternehmenslogo bis hin zur tatsächlichen Anpassung der Software mit besonderen Funktionen und die Intergration in die bestehende Software des Unternehmens.
Wie die Frau Willeke abschließend zusammenfasst ist ein konzeptioneller Ansatz wie der oben beschriebene auch limitiert, aber er zeigt deutlich, welch großen Einfluss Board Portale auf die Arbeit von Gremienmitgliedern haben. Insgesamt hat die Digitalisierung einen positiven Einfluss auf die Arbeit von Aufsichtsratsmitgliedern. Gerade die primären Faktoren zeigen, wie durch technische Funktionen, die durch Board Portals angeboten werden, die operative Arbeit bei der Vorbereitung und der Durchführung von Meetings digitalisiert und dadurch vereinfacht, verschnellert und erleichtert wird.
Frau Willeke konnte im Rahmen der Seminararbeit nicht alle Board Portale miteinander vergleichen, aber wir von Loomion haben ihr gerne Zugang zum Board Portal Loomion twelve gegeben, damit sie auch hinter die Kulissen schauen konnte.
Wir von Loomion erfüllen alle genannten Faktoren, die primären so wie die Nebeneffekte. Und vor allem bei dem Thema Datensicherheit und -souveränität besitzt Loomion das Alleinstellungsmerkmal, da das Board Portal auch als on-premise Lösung angeboten wird. Nur so kann man sich wirklich sicher sein, bei wem die Daten wirklich landen und von wem sie eingesehen werden, denn Vertrauliches sollte wirklich immer vertraulich bleiben.
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Am 7. November wird der Gründer vom Board Portal von Loomion, Markus Bosch, in einem Workshop über effektives und sicheres Meeting-Management im Rahmen der Fachtagung für Aufsichtsräte in Berlin referieren.
