Aufgaben des VR-Sekretärs: Administrative Tätigkeiten – Teil 2
Letzte Woche starteten wir mit unserer kurzen Serie über die Aufgaben der Verwaltungsratssekretäre bzw. der Corporate Secretaries. Eine der Hauptaufgaben ist die Protokollführung, aber der VR-Sekretär hat noch andere Aufgaben zu bewältigen, die wir im folgenden Artikel kurz beschreiben.
Loomion twelve hilft VR Sekretär
Die Tätigkeiten des VR-Sekretärs sind grundsätzlich rein administrativ und beinhalten keine Geschäftsführungsfunktion. Im Allgemeinen ist er für die Organisation des Verwaltungsrates zuständig und muss hierfür die notwendigen Unterlagen zusammenstellen und an die VR-Mitglieder senden. Und damit geht es weiter mit der Beschreibung derAufgaben des VR-Sekretärs, der sich buchstäblich um den Verwaltungsrat kümmern muss. Er ist zuständig für die Kontrolle der Aufgaben, er muss die Akten des Verwaltungsrats verwalten, er muss das Aktienbuch führen, wenn vorhanden und vor der Generalversammlung muss er ebenfalls die Unterlagen zusammenstellen. Er muss auch die Geschäftsbeschlüsse und weitere Unterlagen an interessierte Aktionäre aussenden. Der VR-Sekretär ist Anlaufstelle für alle Fragen, die im Zusammenhang mit dem Verwaltungsrat stehen. So ist er auch zuständig, Pressemitteilungen zu schreiben und muss alle administrativen Aufgaben vor, während und nach der Generalversammlung wahrnehmen. Selbst die Kommunikation mit dem Handelsregisteramt obliegt seiner Stellung. Die einzige gesetzlich vorgeschriebene Aufgabe ist die Protokollführung, die wir im letzten Artikel behandelt haben.
Bei der Vorbereitung der VR-Sitzung ist der Sekretär wichtig, um dem VR-Präsidenten viel Arbeit abzunehmen. Er kann bspw. die Tranktandenliste basierend auf dem Führungskalender und der letzten VR-Sitzung zusammenstellen. Aber auch die Reservation des Sitzungsraumes und die technische Ausstattung fällt unter die Aufgaben des Sekretärs. „Mädchen für Alles“ kann man da fast sagen. Sucht man als Unternehmen nach einem VR-Sekretär, sollte bei der Stellenausschreibung nicht gespart werden, sondern die zahlreichen Aufgaben sollten konkret beschrieben werden.
Zu den administrativen Aufgaben kann als Zusatz der Compliance Officer hinzukommen. Mit dieser Funktion werden weiter organisatorische und führende Aufgaben auf die Liste der Aufgaben des VR-Sekretärs gesetzt.
Wie man unschwer erkennt, sind die Aufgaben des VR-Sekretärs sehr vielschichtig. Er muss nicht nur bei der Protokollführung einen klaren Kopf bewahren, sondern ist sonst dafür zuständig, dass der „Laden läuft“, d.h. die VR-Versammlungen und die Generalversammlung regelgerecht und ohne Zwischenfälle abläuft. Allein die Zusammenstellung, Verwaltung und Aussendung aller relevanten Unterlagen ist kein einfaches Unterfangen.
Das Produkt Loomion twelve unterstützt hier den Sekretär optimal und erleichtert seine Arbeit effektiv. Die Unterlagen können einfach im sicheren Datenraum zusammengestellt werden und an die Teilnehmer gesendet werden. Die Durchführung von Zirkularbeschlüssen ist ebenfalls möglich und kann mit Loomion durchgeführt werden.
Mit Loomion twelve müssen nicht mehr Berge von Papier gedruckt und versendet werden. Das Studium der Akten des Verwaltungsrates ist auch in elektronischer Form möglich: Die Dokumente können zusätzlich annotiert und mit Schlagwörtern versehen werden, und werden in einem durchsuchbaren Index abgelegt, der ein einfaches Wiederfinden von Dokumenten anhand von Suchbegriffen ermöglicht.
Vereinfachen Sie die Arbeit des VR-Sekretärs mit Loomion twelve. Es sind auch ohne Papierberge genug Aufgaben vorhanden, auf die sich der Sekretär konzentrieren muss. Mit Loomion twelve hat er eine professionelle und sichere Unterstützung.
#FreeYourCorporateSecretary
#Loomion_Kolumne #Loomion #Board_Portal #Virtual_DataRoom #CorpGov #papierlos #Boardroom #FreeYourBoard #Datenschutz #DSG #DSGVO #GDPR #BigData #SmartData #Digitalisierung #Governance #Recap #Compliance #CSR
