Der Weg in die digitale Zukunft: Boardkommunikation und -digitalisierung
Von EY, Brainloop und zwei akademischen Einrichtungen, wie der Leipzig Graduate School of Management und der Philipps-Universität Marburg, wurde eine Umfrage zum Thema Kommunikaton und Digitalisierung von Vorständen und Aufsichtsräten in 2017 und 2018 durchgeführt. Ergebnisse dieser europaweiten Studie zeigen den Weg in die Zukunft bei der Boardkommunikation und -digitalisierung.
Der Weg in die Zukunft: Studie von EY 2018
Es wurden aus den Beneluxländern, Deutschland, Großbritannien, Skandinavien, Österrreich und der Schweiz rund 2.800 Unternehmen für diese Studie befragt. Von den Befragten sitzen rund 53 Prozent im Vorstand oder Aufsichtsrat, sind also Vorsitzende, CEOs und Mitglieder des Vorstandes oder eben des Aufsichtsrats bzw. Verwaltungsrats in der Schweiz. Weitere 47 Prozent waren Mitglieder des Corporate Offices.
Bei der Studie von EY in 2018 ging es nicht nur um das Thema der Digitalisierung und wie der Aufsichtsrat damit umgeht, sondern es ging fokussiert auch darum, wie die Arbeit des Aufsichtsrats durch Board Portale digitalisiert wird. Bei dem Thema Digitalisierung muss vor allem der Spagat zwischen Anforderungen des digitalen Wandels und den alltäglichen betrieblichen Abläufen in einem sehr wechselhaften wirtschaftlichen, politischen, wie sozialen Umfeld geschafft werden. Die richtige Zusammensetzung des Aufsichtsrats muss gewährleistet werden, so dass genug digitale Kompetenzen vorhanden sind, um den digitalen Wandel durchzuführen. Neue Potenziale von Technologien müssen identifiziert und evaluiert werden, damit nicht nur das Unternehmen von der Digitalisierung profitiert, sondern auch durch digitale Technologien die Kommunikation zwischen Vorstand und Aufsichtsrat verbessert und die Sitzungen effizient durchgeführt werden können.
Wir von Loomion haben schon öfter über Themen der Digitalisierung im Aufsichtsrat geschrieben. Auch in dieser Studie wurden die Top Themen auf der Digitalisierungsagenda erhoben: auf n Platz 1 wurde die Anbahnung von neuen Produkten und Innovationen genannt (58%), auf Platz 2 kamen dann die Cyberangriffe und Datenlecks (55%) und auf Platz 3 die Aneignung von digitalen Technologie-Kompetenzen. Auf Platz 4 wurde der Datenschutz und die Datensouveränität genannt. Wir werden darauf später nochmal zurückkommen.
Weiterhin wurden die Strategien zur Ausweitung des digitalen Know-Hows erfragt. Hier setzen 67 Prozent der Unternehmen auf die Entwicklung eigener Lösungen durch Research & Development. Obwohl so viele Unternehmen auf die eigene Entwicklung bei dem Thema Digitalisierung setzen, ist es verwunderlich, dass nur 10 Prozent der Aufsichtsräte über einen Technologie- oder Digitalisierungsausschuss verfügen. Im Schnitt hat aber jeder Aufsichtsrat (nur) 3 Gremien… Obwohl insgesamt das Thema Digitalisierung ganz oben auf der Boardagenda steht, weisen die Vorsitzenden Wissenslücken auf: So wird die Erfahrung der Vorsitzenden um 15 Prozent nierdriger eingeschätzt als die Bedeutung der Digitalisierung auf der Aufsichtsratsagenda.
Bei der Umfrage wurde aber auch der Einsatz von Board Portalen und deren Vorteile befragt. Board Portale, wie Loomion twelve, sind kollaborative Software, die den sicheren Zugriff auf die sensiblen Unterlagen und die elektronische Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsratsmitgliedern und Vorständen erlaubt und das sicher und von überall. Mehr als drei Viertel der Unternehmen nutzen laut der Studie von EY solche sicheren Datenräume und weitere 8 Prozent wollen in Zukunft eines einsetzen.
Was sind die Vorteile durch den Einsatz digitaler Board Portale?
Zum einen sind Board Portale sehr effizient. Die Unterlagen sind zentral gespeichert und können jederzeit von überall von Vorstand und Aufsichtsrat eingesehen und kommentiert werden. Zum anderen fördern sie die Compliance, da so ein sicheres Archiv von Sitzungsprotokollen exisitert, welches den Entscheidungsprozess des Gremiums manipulationssicher dokumentiert.
Zudem speichern Board Portale die Dokumente sicher und mit individuellen Zugriffsrechten. Es liegen also nicht hochsensible Dokumente auf irgendwelchen dubiosen E-Mail Konten, sondern sind sicher abgelegt. Zudem sind Board Portale sehr benutzerfreundlich und einfach über Tablets oder PC zu bedienen.
Schaut man nach Europa so haben 76 Prozent der befragten Unternehmen Board Portale im Einsatz, in DACH sind es 6 Prozent weniger. Börsennotierte Unternehmen setzen zu 82 Prozent diese sicheren Datenräume ein, große Unternehmen mit mehr als 20.000 Mitarbeitern sogar zu 92 Prozent. Den Befragten war vor allem bei den Funktionen der sichere Zugriff auf die Daten wichtig (88%), danach folgten die sichere End-to-End Verschlüsselung (83%), die Revisionssichere Dokumentation aller Aktivitäten (67%) und die Einhaltung nationaler Datenschutzgesetze (65%).
Als die größten Vorteile wurde die Vertraulichkeit und Stufen der Zugangsberechtigung (92%), der rechtzeitige Austausch von Informationen (90%), die effiziente Sitzungsvorbereitung (84%) und die Möglichkeit der Durchsicht und Kommentierung von Dokumenten (68%) genannt.
Die Kommunikation im Board setzt mehr auf den Austausch über Board Portale und verschlüsselte Kommunikation anstatt auf persöniche Gespräche am Telefon. Das Corporate Office kommuniziert am häufigsten mit den Vorstands- und Aufsichtsratsmitgliedern. Auch hier kommt das Mittel Board Portal gerne zum Einsatz.
Durch Board Portale bieten sich neue Methoden der Abstimmung und Beschlussfassung. Die Anforderungen bei Vorstandssitzungen und Aufsichtsratssitzungen steigen, so wird eine schnelle Entscheidungsfindung und eine revisionssichere Dokumentation gefordert. Bei der Häufigkeit der Sitzungen ist das auf dem klassischen Weg kaum machbar. Laut der Studie treffen sich 29 Prozent der Aufsichtsräte monatlich und weitere 67 Prozent der Aufsichtsratssitzungen finden quartalsweise statt.
Sitzungen finden zu 92 Prozent jedoch noch im persönlichen Rahmen statt, Telekonferenzen (33%) und dokumentbasierte Kommunikation (26%) machen dahingegen nur einen kleinen Anteil aus. Tatsächlich wird dahingehend auch zu 77 Prozent noch klassisch mit Handzeichen abgestimmt. Die digitale Stimmabgabe und Zirkularbeschlüsse werden nur in 13 Prozent der Unternehmen durchgeführt.
Die Bereitstellung der Sitzungsunterlagen stellt eine weitere Herausforderung dar; diese werden in 82 Prozent der Unternehmen als komplettes Paket bereitgestellt, anstatt zu verschiedenen Zeiten ausgeliefert zu werden. Die Mitglieder erhalten die Unterlagen oft nicht rechtzeitig und meist erst kurz vor den Sitzungen, so dass kaum Zeit zur sorgsamen Aufbereitung bleibt. Neben den regelmäßigen Berichten sind Eilberichte von Vorstandsmitgleidern die häufigste Grundlage von Entscheidungen (44%). Auch hier kann mit dem effizienten Einsatz von Board Portalen wie Loomion der Informationsfluss deutlich verbessert werden, vor allem liegen die Dokumente zentral und aktuell vor.
Interessant ist auch, dass die vertraulichen Informationen und Dokumente nicht nur an Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder versendet wird, sondern auch an externe Berater und Experten, wofür die digitalen Kanäle genutzt werden (74%).
Auf jeden Fall sollte der Aufsichtsrat mit dem Thema Digitalisierung ganzheitlich vorgehen. Es müssen nicht nur Digitalexperten im Aufsichtsrat sitzen, sondern es sollte auch ein persönlicher Vorstand für das Thema Digitalisierung vorhanden sein. Und wenn rundherum in Ihrem Unternehmen digitalisiert wird, dann sollten Sie auf jeden Fall das Thema in die Kommunikation und in das Sitzungsmanagement des Boards miteinbringen. Board Portale machen die Kommunikation sicher, effizient und effektiv – von überall. Aber die Datensicherheit und Datensouveränität sollte gegeben sein, wie wir oben beschrieben haben. Das ist nicht nur ein wichtiger Punkt für Vorstand und Aufsichtsrat, sondern für das ganze Unternehmen. Nur on-premise Board Portale wie Loomion garantieren, dass Ihre sensiblen Daten bei Ihnen aufbewahrt werden, unabhängig davon, was mit dem Board Portal Anbieter passiert. Im jüngsten Fall ist die Übernahme von Brainloop durch den U.S. Riesen Diligent im Gespräch und im nächsten Atemzug wird die NSA genannt… (Loomion berichtete darüber letzte Woche)
Also digitalisieren Sie nicht nur Ihr Board und Ihr Unternehmen, sondern im ersten Schritt die Boardkommunikation. Das ist der Weg in die Zukunft – am sichersten mit Loomion.
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Am 7. November wird der Gründer vom Board Portal von Loomion, Markus Bosch, in einem Workshop über effektives und sicheres Meeting-Management im Rahmen der Fachtagung für Aufsichtsräte in Berlin referieren.
