Datenschutz und Board Portale
Auf Board Portalen werden sehr sensitive Daten und Dokumente gespeichert. Daher stellen sich sehr oft folgende Fragen: Sind die Dokumente des Gremiums sicher? Kann ausgeschlossen werden, dass sowohl interne wie externe unberechtigte Personen Zugriff haben? Und werden Board Portale den heutigen Anforderungen für Datenschutz (z.B. auch der neuen EU-Datenschutz-Verordnung GDPR) gerecht?
Wenn Gremien Board Portale zur täglichen Arbeitserleichterung einsetzen, kann man davon ausgehen, dass dabei personenbezogene Daten und sensitive Dokumente bearbeitet werden. Wird ein Board Portal in Form einer Cloud Lösung genutzt, ist darauf zu achten, dass die externen Server sicher sind. Dies kann bspw. durch eine Zertifizierung wie “ISO 27001“ des SaaS Hosting-Anbieters nachgewiesen werden. Zudem spielt aber auch der Standort der Server eine große Rolle in Bezug auf den Datenschutz (siehe bspw. Elektronische Board Portale).
Kurz: Das Beste ist, wenn sich die Server im Land des Standortes der Gesellschaft befinden. Das ist leider bei den meisten Anbietern nicht der Fall! Nur ein Anbieter von Board Portalen bietet zudem den Betrieb und das Speichern der Daten im eigenen Rechenzentrum (Hosting in-house) mit der Garantie an, dass keinerlei Daten nach Außen dringen können (siehe Loomion AG).
Auch aus applikatorischer Sicht muss Board Portal Software Sicherheitsmaßnahmen vorweisen, wie automatisches Abmelden nach Inaktivität oder Löschen der lokalen Datenbank nach mehrmaligem fehlgeschlagenem Login. Die Kommunikation für den Versand der Daten und Dokumente muss ausschließlich über verschlüsselte Kanäle stattfinden. Die Dokumente müssen stets in verschlüsselten Datenbanken auf den mobilen Endgeräten wie iPad oder Windows Tablet abgelegt werden.
Sind diese Punkte abgedeckt, dann sind Board Portale aus technischer Sicht als sicher zu betrachten. Aber einmal anders herumgefragt: Sind Board Portale dann nicht sogar sicherer im Vergleich zur klassischen papierbasierten Arbeitsweise? Ausdrucke können verloren gehen, veraltete Dokumente werden weggeworfen, sie liegen unter Umständen unbeaufsichtigt auf dem Schreibtisch oder geraten sogar in die falschen Hände…
Die abschließende Antwort lautet: Ja! Board Portale sind sicherer und genügen unter Berücksichtigung der oben erwähnten Gesichtspunkte dem Datenschutz. Die Nutzung von elektronischen Data Rooms ist sogar sicherer als die klassische Arbeitsweise mit Papier! #FreeYourBoard
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